Indemnité pour télétravail et mobilier de bureau ? Découvrez ce qui est possible d’un point de vue fiscal.

Quelles indemnités exonérées d’impôts vos travailleurs peuvent-ils percevoir en compensation des frais encourus afin de pouvoir travailler à domicile ? Et quelles sont les implications fiscales si vous mettez du mobilier de bureau et du matériel informatique à leur disposition ? Le Service public fédéral Finances clarifie dans une circulaire quelles indemnités vous pouvez accorder et à quelles conditions elles restent exonérées d’impôts. Ce régime est entré en vigueur le 1er mars 2021, mais tient compte des situations survenues à partir du 1er janvier 2020.

L’indemnité forfaitaire de bureau
Il est question de télétravail lorsque le travail est normalement effectué dans les locaux de l’employeur. Le télétravail doit cependant se dérouler pendant les heures normales de travail et dans les « locaux privés » du travailleur. Le travail en bureau satellite de votre entreprise n’est pas considéré comme télétravail.

Afin d’entrer en ligne de compte pour bénéficier d’une indemnité ou d’une intervention pour télétravail, il doit d’abord s’agir d’un télétravail « structurel et régulier », c’est-à-dire au moins l’équivalent d’une journée de travail par semaine. Il est également important qu’en tant qu’employeur, vous ne remboursiez pas ces frais d’une autre manière, par exemple si vous prenez déjà en charge une partie des frais d’électricité.

Si le télétravail remplit ces conditions, l’employeur peut octroyer une indemnité forfaitaire de bureau d’un montant maximal de 129,48 euros par mois. Pour les mois d’avril, de mai et juin, ce montant est même porté à un montant maximal de 144,37 euros. Les travailleurs occupés à temps partiel peuvent compter sur la même intervention.

L’indemnité forfaitaire de bureau couvre tous les frais de bureau engagés pour pouvoir exercer une activité professionnelle de manière normale. Sont, par exemple, compris dans l’indemnité forfaitaire de bureau : l’usage d’un espace de bureau au domicile du travailleur, l’achat de papier, d’encre, de dossiers et de blocs de cours ainsi que les frais de consommation d’eau et d’électricité et l’achat de café et de collations.

Indemnités forfaitaires complémentaires
L’employeur peut encore accorder, en plus de l’indemnité forfaitaire de bureau de 129,48 euros par mois (144,31 euros par mois pour les mois d’avril, de mai et juin 2021), les indemnités forfaitaires complémentaires suivantes :

• une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’une connexion et d’un abonnement Internet privés, et
• une indemnité d’un montant maximal de 20 euros par mois pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un ordinateur privé avec périphériques, ou
• une indemnité d’un montant maximal de 10 euros par mois (5 euros par élément) pour l’utilisation à des fins professionnelles d’un deuxième écran d’ordinateur, d’une imprimante-scanner personnels, sans ordinateur privé.

Intervention pour l’achat de mobilier de bureau ou de matériel informatique
Les travailleurs en télétravail peuvent vous demander, en tant qu’employeur, le remboursement de mobilier de bureau et de matériel informatique. Une condition : ils doivent normalement disposer de ce type d’équipements de bureau sur leur lieu de travail. Il doit donc s’agir d’équipements qui ne dépassent pas déraisonnablement les besoins du télétravail. Un bureau design coûteux n’est, par exemple, pas nécessaire. Pas plus que les grands écrans d’ordinateur utilisés pour les jeux. Il est donc conseillé aux employeurs de fixer un prix maximum raisonnable pour tous les meubles et appareils qu’ils souhaitent rembourser à leurs travailleurs.

De quel mobilier ou matériel de bureau s’agit-il ? Par exemple : un siège de bureau, une table de bureau, une armoire de bureau, une lampe de bureau fonctionnelle, un deuxième écran d’ordinateur, une imprimante-scanner, un clavier, une souris, une souris de pied, un pavé tactile ou une boule de commande, et un casque téléphonique. L’appareillage spécifique dont les personnes ayant un handicap ont besoin pour pouvoir travailler aisément avec un PC entre également en ligne de compte. En outre, cette intervention n’a pas d’influence sur le montant de l’indemnité forfaitaire de frais.

Mobilier de bureau mis à disposition par l’employeur
Vous pouvez également décider de mettre du mobilier de bureau à la disposition de votre travailleur. Il ne sera pas imposé. L’administration fiscale accepte que certains biens soient nécessaires pour exercer de manière normale l’activité professionnelle à domicile. Si votre travailleur est autorisé à conserver les biens lors de son départ de l’entreprise ou à l’issue du télétravail, la situation change. Dans ce cas, il sera imposé sur la valeur résiduelle réelle de l’« avantage de toute nature ».

Vous souhaitez en savoir plus sur les conditions de versement des indemnités forfaitaires à vos travailleurs en télétravail ? Ou bien vous souhaitez savoir exactement dans quelles conditions vous pouvez rembourser du mobilier de bureau ou du matériel informatique à votre travailleur ? Nous vous invitons à parcourir attentivement la circulaire 2021/C/20 de l’administration.

En tant que concepteurs d’espaces de travail, la conception d’un poste de travail sain et ergonomique à domicile n’a plus de secrets pour nous. N’hésitez pas à nous contacter pour de plus amples informations ou pour un entretien de prise de contact (en ligne) sans engagement.