When you are hunting elephants, don’t get distracted chasing rabbits

Is multitasken voor u een synoniem voor succes? Is drukte en veel dingen tegelijk moeten doen een goed teken? Zijn we dan productiever en doeltreffend bezig? De vraag is dan eigenlijk of je succesvol veel taken tegelijk kunt uitvoeren? Laten we eens kijken wat de wetenschap erover zegt.

Paul Kirschner is universiteitshoogleraar en hoogleraar onderwijspsychologie. Hij deed onderzoek naar multitasken. “Wat wij verstaan onder multitasken, ís dat eigenlijk niet. We kunnen simpelweg geen twee dingen tegelijk doen als we daarover moeten nadenken. Multitasken is feitelijk twee of meer informatieverwerkende processen tegelijkertijd uitvoeren. Dus twee of meerdere taken uitvoeren die niets met elkaar te maken hebben en elkaar niet beïnvloeden. Dat kunnen sommige computers. Maar er zijn geen mensen die dat kunnen. We hebben namelijk maar één brein.”

Daarmee hebben we de mythe van multitasken gelijk doorprikt. Eigenlijk spreken we dus beter over ‘task switching’ volgens Kirschner, want je schakelt van de ene taak naar de andere. Als het gaat over taken die we gemakkelijk vinden of geautomatiseerd zijn, kunnen we vlot switchen. Bijvoorbeeld tegelijkertijd e-mailen en bellen of appen en babbelen. Toch blijven we ook dan altijd met één taak tegelijk bezig. Alleen schakelen we dan heel snel. We kunnen ze nooit tegelijkertijd uitvoeren, maar van de ene naar de andere taak switchen kan wel, zegt Kirschner.

Als we multitasking moeten schrappen uit onze opties, wat rest er dan? Inderdaad, single tasking. Eén ding tegelijk aanpakken. Om efficiënt en productief te single tasken geven we u graag drie praktische tips mee:

1. Focus u voor langere tijd op één taak
   Elke opdracht of taak begint met ‘een aanloopje’, u hebt wat inwerktijd nodig. Even inlezen, informatie verzamelen, wat documenten bij elkaar zoeken … Als u zich tijdens dat proces laat afleiden door binnenkomende berichten of e-mails, moet u telkens weer opnieuw beginnen. Dat geeft frustratie en kost extra energie. Zet daarom een tijdsblok apart per taak en u werkt veel effectiever. Zorg er ondertussen voor dat alle afleidende berichten en storende signalen uit uw blikveld en gehoor worden geweerd. Nog een handig hulpmiddel? Gebruik onze GoBright oplossing en laat uw Desk Connect blauw oplichten. Blauw betekent dat u niet gestoord wilt worden.
   
   
2. Kies voor de juiste werkomgeving
   Als u die mogelijkheid hebt, kies dan per taak of opdracht de werkomgeving die u de ideale condities biedt. Voor geconcentreerd werk opteert u eerder voor een rustige en stille plek thuis of op kantoor (vb. een akoestische bubble). Een creatieve sessie en overleg laat u liever doorgaan op een plaats waar het er wat bruisender aan toe mag gaan. De kantooromgeving van de toekomst is dan ook the hybrid office. Daarbij kiest u per taak of moment van de dag voor de juiste werkomgeving. Speciale vermelding voor onze Pami Papillon: een uitstekende werkplek waarin u in volle concentratie en afgeschermd van uw omgeving uw werk kunt doen.
   
   
3. Werk in tijdsblokken
   Wijdt u onverdeeld toe aan één taak en verbindt daar een bepaald tijdsblok aan. Zo houdt u uw concentratie veel gemakkelijker vast. Een scherpere concentratie laat u beter presteren. Gefocust werken leidt vervolgens tot een hogere kwaliteit van uw werk. Het neemt stress weg en geeft u een meer voldaan en gelukkiger gevoel. Het is net de kwaliteit die vaak verloren gaat als we ons werk te gefragmenteerd uitvoeren. De al eerder genoemde Pomodorotechniek leent zich trouwens uitstekend om te werken met tijdsblokken. Zo hebt u op het einde van uw werkdag veel meer voldoening.

Conclusie?
Maak uw (werk)dagen een stuk simpeler. Kies telkens voor één doel en vraag uzelf af: hoe maak ik deze dag tot een succes? Wat wil ik daarvoor zeker gedaan krijgen? Tijdsprintjes helpen u daarbij om uw doelen efficiënt te bereiken. Zo keert u met minder stress en meer voldoening huiswaarts.

Veel succes!